Guru dan tata usaha kelas, Makalah Managemen Pendidikan

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang Masalah

Sekolah sebagai organiasasi kerja terdiri dari beberapa kelas. Setiap kelas merupakan unit kerja yang berdiri sendiri dan berkedudukan sebagai sub sistem yang menjadi bagian dari sebuah sekolah sebagai total sistem. Pengembangan sekolah sebagai total sistem atau satu kesatuan organisasi, tergantung pada penyelenggaraan dan pengelolaan kelas, baik di lingkungan kelas masing-masing sebagai unit kerja yang berdiri sendiri maupun dalam hubungan kerja antara kelas yang satu dengan kelas yang lain.

Dan program kelas akan berkembangan bilamana guru atau wali kelas mendayagunakan secara maksimal potensi kelas yang terdiri dari tiga unsur yaitu: guru, murid dan proses atau dinamika kelas. Usaha atau kegiatan tersebut merupakan kegiatan manajemen atau pengelolaan kelas yang dapat diartikan sebagai kemampuan guru atau wali kelas dalam mendayagunakan potensi kelas berupa pemberian kesempatan yang seluas-luasnya pada setiap personal untuk melakukan kegiatan-kegiatan yang kreatif dan terarah sehingga waktu dan dana yang tersedia dapat dimanfaatkan secara efesien untuk melakukan kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan kurikulum dan perkembangan murid.

B.     Rumusan Masalah

1.      Apa Pengertian Dari Guru?

2.      Apa Pengertian Dari Tata Usaha Kelas?

3.      Apa Jenis Jenis Tata Usaha Kelas?

4.      Apa Saja Aspek Kegiatan Tata Usaha Kelas?

5.      Peranan Guru Dalam Tata Usaha?

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Pengertian Guru

Guru dalam bahasa jawa adalah menunjuk pada seorang yang harus digugu dan ditiru oleh semua murid dan bahkan masyarakat. Harus digugu artinya segala sesuatu yang disampaikan olehnya senantiasa dipercaya dan diyakkini sebagai kebenaran oleh semua murid. Sedangkan ditiru artinya seorang guru harus menjadi suri teladan (panutan) bagi semua muridnya.

Secara tradisional guru adalah seorang yang berdiri didepan kelas untuk menyampaikan ilmu pengetahuan.

Guru sebagai pendidik dan pengajar anak, guru diibaratkan seperti ibu kedua yang mengajarkan berbagai macam hal yang baru dan sebagai fasilitator anak supaya  dapat belajar dan mengembangkan potensi dasar dan kemampuannya secara optimal,hanya saja ruang lingkupnya guru berbeda, guru mendidik dan mengajar di sekolah negeri ataupun swasta.

Menurut Noor Jamaluddin (1978: 1) Guru adalah pendidik, yaitu orang dewasa yang bertanggung jawab memberi bimbingan atau bantuan kepada anak didik dalam perkembangan jasmani dan rohaninya agar mencapai kedewasaannya, mampu berdiri sendiri dapat melaksanakan tugasnya sebagai makhluk Allah khalifah di muka bumi, sebagai makhluk sosial dan individu yang sanggup berdiri sendiri.

B.     Pengertian Tata Usaha Kelas

Tata Usaha adalah segenap kegiatan rangkaian menghimpun, memcatat, mengelola, menggandakan, menyimpan data/informasi mengenai satu objek tertentu yang dilaksanakan secara kronologis, berkesinambungan dan sistematis untuk tujuan tertentu”. Dalam arti luas tata usaha adalah  “Proses kerja sama oleh dua orang atau lebih menurut sistem tertentu untuk menunjang pencapaian tujuan yang ditetapkan”.(Dirjen Dikdasmen 1998:2)

Pada dasarnya tata usaha berarti usaha menghimpun, mencatat, mengadakan dan menggandakan, mengirim dan menyimpan berbagai keterangan tertulis di lingkungan suatu organisasi atau unit kerja. Selain itu pengertian lain mengatakan bahwa tata usaha adalah kegiatan menyusun, mencatat keterangan-keterangan dalam keseluruhannya. Sehingga dapat disimpulkan bahwa fungsi tata usaha adalah melakukan pencatatan tentang segala sesuatu yang terjadi di dalam suatu organisasi (jawatan, kantor, sekolah, kelas dan lain-lain) untuk digunakan sebagai bahan keterangan dalam mengambil keputusan oleh seorang pemimpin. Sedangkan tata usaha menurut Pedoman Pelayanan Tata Usaha untuk Perguruan Tinggi sebagai berikut: Tata usaha ialah segenap kegiatan pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari menghimpun (menerima), mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi.

Dari uraian di atas dapat kita rumuskan bahwa tata usaha kelas adalah adalah kegiatan menghimpun, mencatat, mengadakan dan menggandakan, mengirim dan menyampaikan berbagai keterangan tertulis dalam suatu kelas untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan di dalam program kelas sebagai unit kerja.

Menurut The Lian Gie (2000), tenaga tata usaha memiliki tiga peranan pokok yaitu:

a.    melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi,

b.    menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi itu untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat, dan

c.    membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.

Berdasarkan pendapat The Lian Gie di atas, maka peranan tenaga administrasi sekolah sesungguhnya hanya satu yaitu sebagai administrator karena ketiga peranan yang diungkapkan di atas yaitu melayani, menyediakan, dan membantu sama dengan administrasi.

C.      Jenis Jenis Tata Usaha Kelas

1.      Catatan Kelas

Kriteria yang harus diperhatikan dalam sistem pencatatan yang baik diantaranya  sebagai berikut:

·         Pencatatan harus kumulatif, yaitu mencakup sejarah yang lengkap mengenai

·         siswa, mulai memasuki sekolah sampai siswa tamat dari sekolah.

·         Pencatatan mudah ditransformasikan, yaitu mudah dialihkan dalam catatan kumulatif

·         Pencatatan mengandung data relevan, yaitu sesuai dan tidak bertentangan dengan keadaan sehari-hari yang nyata.

·         Pencatatan tidak terlalu banyak pengulangan

·         Pencatatan harus tahan lama, yaitu cukup permanen dan daya tahan yang agak lama.

·         Pencatatan hendaknya ringkas dalam merangkum, tetapi lengkap

Jenis-jenis catatan kelas

a.       Catatan mengenai siswa

Catatan kelas bagi siswa berfungsi sebagai pembimbing dan penyuluhan siswa secara individual atau klasikal. Catatan mengenai siswa meliputi :

1.        Daftar presensi siswa

Daftar ini mengandung catatan kehadiran, ketidak hadiran, keterlambatan siswa pada setiap mata pelajaran yang diikuti. Daftar ini dibuat setiap hari selama satu tahun pelajaran.

2.      Catatan pekerjaan siswa

Catatan pekerjaan siswa ialah catatan mengenai hasil yang dicapai dan proses yang ditempuh dari tugas di kelas atau di rumah, baik secara individual maupun kelompok.

3.      Catatan hasil tes

Catatan hasil psikotes yang telah distandarisasikan dari setiap siswa di kelasnya, meliputi taraf intelegensi, bakat, sikap, kecepatan, ketelitian dan sebagainya.

4.      Hasil-hasil evaluasi guru

Hasil evaluasi atau penilaian guru tehadap siswa dicatat dalam buku nilai yang bersumber dari : penilaian partisipasi murid dalam kegiatan kelas, penilaian tugas-tugas yang diberikan (individu/kelompok), serta penilaian ulangan atau ujian.

5.      Catatan Anekdot

Catatan anekdot adalah catatan tentang kejadian sehari-hari mengenai siswa dalam situasi yang kongkret.

6.      Catatan sosiometris

Catatan sosiosimetris adalah catatan mengenai hubungan antar siswa dalam kelas. Dengan alat ukur ini, guru dapat mengetahui:

a.          Siswa yang paling tidak disenangi di kelas (terisolir);

b.          Siswa yang paling disenangi di kelas (bintang);

c.          Siswa yang merupakan “klik”.

Teknik penyusunannya adalah:

a.         Menyuruh siswa sekelas untuk menuliskan dua nama temannya yang paling disenanginya;

b.          Dibuat suatu tabulasi;

c.          Dibentuk sosiogram

Dari data sosiometris ini guru dapat:

a.    Memanfaatkann ya bagi kepentingan bimbingan dan penyuluhan;

b.    Menciptakan iklim belajar yang sehat dalam berbagai situasi kelompok;

c.    Mencari kader-kader pemimpin kelompok untuk berbagai kegiatan kelas, kelompok belajar, karyawisata dan sebagainya.

7.      Catatan Partisipasi Siswa

Partisipasi yaitu ikut sertanya siswa dalam berbagai kegiatan kelas, sehingga dapat di evaluasi dan hasilnya dapat di catat dalam buku atau kartu partisipasi. Fungsi catatan ini adalah untuk : pembimbingan dan penyuluhan masing-masing murid dan kepentingan evaluasi guru

8.      Daftar Pribadi Siswa

Daftar ini bertujuan untuk mencatat pribadi setiap siswa di suatu kelas. Pencatatannya dilakukan secara kumulatif mencakup sejarah siswa yang bersangkutan diantaranya:

a.       Identitas siswa

b.      Keadaan jasmani dan kesehatan

c.       Perkembangan nilai dan sikap

d.      Sejarah pendidikan

b.      Catatan Bagi Guru

Catatan jenis ini adalah catatan yang dibuat oleh guru yang bermanfaat untuk kepentingan efektivitas pekerjaannya. Catatan bagi kepentingan guru ialah:

1.        Silabus Mata Pelajaran

2.        Persiapan Mengajar

3.        Buku Batas Pelajaran

4.        Kumpulkan soal ujian dan tugas

5.        Buku nilai

6.        Catatan hasil evaluasi siswa

7.        Buku notula rapat

8.        Buku agenda guru

2.    Laporan-laporan kelas (Classroom Reports)

Laporan Kelas yang harus disusun oleh guru meliputi :

a.          Laporan kepada pimpinan sekolah. Jenis laporan ini diantaranya :

a.         Persiapan mengajar

b.        Daftar  presensi siswa  

c.         Laporan  hasil pelajaran 

d.        Kenaikan  kelas

e.         Pengorganisasis  siswa di kelas

f.         Daftar  kelas

g.        Inventaris  kelas

h.        Keuangan kelas

i.          Keadaan usia siswa  

j.          Mutasi siswa

k.        Laporan khusus (kesehatan, dsb)

b.          Laporan kepada orang tua siswa. Laporan pendidikan kepaa orang tua siswa dibagi atas:

a.         Laporan tentang hasil pendidikan

b.        laporan tentang perkembangan pendidikan

c.         dialog dengan orang tua/wali siswa.

D.     Aspek kegiatan Tata Usaha Kelas

Pada dasarnya aspek-aspek kegiatan tata usaha kelas mencakup sebagai berikut:

1.         Menghimpun keterangan adalah mencari atau mengusahakan tersedianya data, baik yang di kelas atau di sekolah maupun yang belum ada untuk digunakan dalam mengambil keputusan oleh wali atau guru kelas.

2.         Mencatat berarti kegiatan menulis berbagai informasi atau keterangan atau data, baik berupa ikhtisar maupun secara keseluruhan sebagai petunjuk untuk menemukan sesuatu agar dapat dibaca kembali, dikirim atau disimpan.

3.         Mengolah dalam arti mengadakan dan menggandakan adalah kegiatan menganalisa dan menghubung-hubungkan berbagai informasi atau data untuk disajikan dalam bentuk yang dapat dipakai dan dimanfaatkan, yang pada gilirannya bilamana diperlukan lebih dari satu perlu diperbanyak agar setiap personal yang memerlukannya dapat memanfaatkannya untuk perkembangan dan kemajuan kelas sebagai organisasi atau unit kerja.

4.         Mengirim berarti menyampaikan berbagai informasi yang diperlukan oelh pihak lain, baik untuk kepentingan kelas maupun oleh pihak lain, baik untuk kepentingan kelas maupun kepentingan pihak yang diberi informasi dengan mempergunakan media lisan atau tertulis.

5.         Menyimpan dimaksudkan adalah kegiatan mengawetkan berbagai keterangan atau data yang diperkirakan berguna di masa yang akan datang dalam mengelola kegiatan kelas, dengan mempergunakan berbagai alat dan cara pada tempat yang aman serta mudah ditemukan bilamana diperlukan

E.     Peranan Guru dalam Tata Usaha

Telah dikatakan di depan bahwa administrasi tata usaha adalah kegiatan melakukan pencatatan untuk segala sesuatu yang terjadi dalam sekolah untuk digunakan sebagai bahan keterangan bagi pimpinan.

Dan adapun tugas utama guru yaitu mengelola proses belajar mengajar di sekolah. Sekolah merupakan sub sistem pendidikan nasional dan di samping sekolah, system pendidikan nasional itu juga mempunyai komponen, komponen lainya. Guru harus juga memahami apa yang terjadi di lingkungan kerjanya. Di sekolah guru berada dalam kegiatan administrasi sekolah, terutama ketata usahaan sekolah. Sekolah melaksanakan kegiatanya untuk menghasilkan lulusan yang jumlah serta mutunya telah ditetapkan. Dalam lingkup administrai atau ketata usahaan sekolah itu peranan guru amat penting, seperti penetapkan kebijaksanaan dan melaksanakan proses perencanaan, pengorganisasiaan, pengarahan, pengkoordinasiaan, pembiayaan, dan penilaian kegiatan kurikulum, kesiswaan, sarana prasarana sekolah, personalia sekolah, keuangan dan hubungan sekolah-masyarakat guru harus memberikan sumbangan baik tenaga maupun pikiran.

Administrasi sekolah terutama yang berkaitan dengan ketata usahaan adalah pekerjaan yang bersifat kolaboratif, artinya pekerjaan yang didasarkan atas kerja sama, dan bukan bersifat individual. Oleh karena itu semua personel sekolah terutama guru harus ikut terlibat.

Ada beberapa hal yang bisa dilakukan oleh seorang guru dalam hal ke-tata usaha-an di sekolahnya. Di antaranya ;

1.       Pencatatan Murid

Pencatatan terhadap siswa ini terutama adalah siswa baru-siswa perkelas-persemester-dan yang mengulang kelasnya, pindahan, serta jumlah siswa yang keluar karena lulus atau bahkan karena drop out. Dengan pencatatan inilah maka dengan mudah diketahui jumlah siswa dan perkembangannya pada setiap tahun ajaran.

Di samping itu tugas lainnya adalah pencatatan daftar hadir siswa, dalam rangka untuk menghitung keaktifan siswa dan partisipasinya dalam kerjasama dan sebagai alat kontrol dalam menegakkan tata tertib sekolah. Dan yang terpenting adalah data tentang prestasi muridnya. Untuk dapat melihat kemajuan atau kemunduran dengan segera dapat dilihat dari dokumentasi siswa tersebut. Semua hasil pencatatan ini diperlukan sekali sebagai bahan laporan yang nyata kepada atasannya. Oleh karena itu tidak boleh hilang atau rusak. Dokumentasi ini bisa juga sebagai bahan laporan untuk orang tua siswa

2.      Pencatatan tentang Guru

Data tentang keadaan guru harus dicatat dengan baik, terutama tentang jumlah, data pribadi, masa kerja, dan bahan untuk usulan kenaikan pangkatnya dan gaji berkala. Demikian pula kehadiran guru melaksanakan tugas sebagai pegawai, terutama PNS, yang sangat berguna untuk pembinaan guru itu selanjutnya. Pada gilirannya nanti semua data itu akan berguna sebagai bahan bimbingan, perencanaan, pengawasan, koordinasi dan pendidikannya. Data yang dicatat dengan rapi dan lengkap akan sangat menunjang untuk mengatasi masalah yang dialami sekolah maupun pribadi guru itu sendiri. Data yang lengkap akan memberikan petunjuk untuk mengambil keputusan bagi kepala sekolah.

3.      Pencatatan Proses Belajar Mengajar (PBM)

Pengaturan proses belajar mengajar pun harus dilakukan dengan tertib. Hal ini akan mempengaruhi bagi kelancaran proses pendidikan di sekolahnya.

4.       Penertiban Buku-buku Tata Usaha

Mengingat kegiatan komunikasi lembaga pendidikan baik secara lisan maupun tertulis dengan pihak luar dan dalam lembaga pendidikannya. Komunikasi dalam bentuk tertulis dilaksanakan melalui surat, telegram, nota, dan lain-lain. Sehingga perlu penertiban surat-menyurat ini, baik surat masuk maupun surat keluar. Buku-buku tata usaha di antaranya ;

a.       Buku agenda

b.      Buku arsip

c.       Buku ekspedisi

Masih banyak kesempatan lain yang mengharuskan guru ikut berperan atau terlibat dalan administrasi sekolah, terutama berkaitan dengan tata usaha sekolah, Beberapa di antaranya ialah:

1)      Merencanakan penggunaan ruang-ruang di sekolah

2)      Merumuskan kebijakan tentang pembagian tugas mengajar guru-guru

3)      Menyelidiki buku-buku sumber bagi guru dan buku-buku pelajaran bagi murid-murid

4)      Berperan dalam hal surat-menyurat di lingkungan sekolah

5)      Berperan sebagai penerima, penyortir, pencatat, pengarah, pengolah, peñata arsip pada proses surat menyurat.

BAB III

KESIMPULAN

A.    Guru adalah orang dewasa yang bertanggung jawab memberi bimbingan atau bantuan kepada anak didik dalam perkembangan jasmani dan rohaninya agar mencapai kedewasaannya, mampu berdiri sendiri dapat melaksanakan tugasnya sebagai makhluk Allah khalifah di muka bumi, sebagai makhluk sosial dan individu yang sanggup berdiri sendiri.

B.     Tata Usaha Kelas adalah Kegiatan  menghimpun, mencatat, mengadakan dan menggandakan, mengirim dan menyampaikan berbagai keterangan tertulis dalam suatu kelas untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan di dalam program kelas sebagai unit kerja.

C.     Jenis Jenis Kegiatan Tata Usaha Kelas

1.      Catatan kelas

2.      Laporan laporan kelas

D.    Aspek Aspek Kegiatan Tata Usaha Kelas

1.      Menghimpun keterangan.

2.      Mencatat

3.      Mengolah dalam arti mengadakan dan menggandakan

4.      Mengirim

5.      Menyimpan

E.     Peranan Guru Dalam Tata Usaha

1.      Pencatatan tentang Siswa

2.      Pencatatan tentang guru

3.      Pencatatan tentang PBM

4.      Penertiban buku buku ketatausahaan sekolah.

DAFTAR PUSTAKA

Atmosudirjo, Prajudi. 1976. Dasar-dasar Administrasi management dan Office Management.Jakarta: Gramedia

The Lian Gie.1974. Administrasi perkantoran modern. Yogyakarta: Nur cahaya

https://revyareza.wordpress.com/2013/11/14/ketatausahaan-sekolah/. Ketatausahaan Sekolah. Di Akses tanggal 21 Februari 2015

http://el-fandy.blogspot.com/2010/03/administrasi-tata-usaha.html. Administrasi Tata Usaha. Di Akses tanggal 21 Februari 2015

https://mukhtar17luthfy.wordpress.com/2012/08/12/administrasi-tata-usaha/ . Administrasi Tata Usaha. Di Akses tanggal 22 Februari 2015

http://septimartiana.blogspot.com/2013/12/makalah-pengertian-peran-dan-fungsi-guru.html

http://zonainfosemua.blogspot.com/2014/03/pengertian-guru-menurut-pakar-pendidikan.html, diakses tanggal 10/05/15, pukul 15:15